Registratie buitenlandse akte of document

Bent u ingeschreven in de gemeente Maastricht en bent u betrokken bij een belangrijke gebeurtenis in het buitenland, zoals een geboorte, huwelijk, overlijden, echtscheiding, erkenning of adoptie? Dan moet u de buitenlandse akte (brondocument) door ons laten registreren in de Basisregistratie Personen (BRP). In het stappenplan hieronder leest u hoe de registratie van uw buitenlandse akte werkt. 

Maak een afspraak
Ik heb stap 1 en 2 afgerond

Kies 'Brondocumenten inleveren of ophalen'

Stap 1: Document geldig maken voor gebruik in Nederland

Een buitenlands document is niet automatisch rechtsgeldig in Nederland. Voor gebruik in Nederland moet u u uw buitenlandse akte vaak eerst laten legaliseren. De akte wordt dan geschikt gemaakt voor gebruik in Nederland. Legalisatie bewijst dat een officiële instantie het document heeft afgegeven. Lees meer over legaliseren en doe de legalisatiecheck op de website van NederlandWereldwijd.

Stap 2: Document laten vertalen

Akte in Nederlands, Frans, Duits of Engels

U hoeft het document niet meer te laten vertalen. Meestal wordt de akte meteen geaccepteerd voor registratie. Alleen bij twijfel kan de gemeente om een vertaling vragen.

Akte in andere taal dan Nederlands, Frans, Duits of Engels

Is uw buitenlandse akte opgesteld in een andere taal dan het Nederlands, Frans, Duits of Engels? Dan moet u de akte eerst laten vertalen door een in Nederland beëdigde vertaler. Zoek een vertaler in het Register van beëdigde tolken en vertalers. 

Akte in buitenland vertaald?
 

Is de akte al in het buitenland vertaald? Check dan op de website van NederlandWereldwijd of de vertaling ook nog gelegaliseerd moet worden. 

Buitenlandse huwelijksakte of geregistreerd partnerschap

Voor de registratie van een buitenlandse huwelijksakte of akte geregistreerd partnerschap waarbij u of uw partner niet uit de EU komt, heeft u een verklaring ex artikel 2.9 lid 1 wet BRP nodig. 

Stap 3: Afspraak maken voor registratie

Heeft u stap 1 en 2 doorlopen? Maak dan een afspraak voor het inleveren van uw brondocumenten en lees hieronder welke documenten u meeneemt naar het GemeenteLoket.

Meenemen naar uw afspraak

  • geldig identiteitsbewijs
  • originele buitenlandse brondocumenten, eventueel met vertaling en legalisatie
  • eventueel (bij registratie huwelijksakte / akte geregistreerd partnerschap) de ingevulde Verklaring ex artikel 2.9 lid 1 wet BRP

Bewijs van ontvangst

Originele documenten uit landen buiten de EU levert u ter beoordeling bij ons in. U krijgt een kopie mee en een bewijs van ontvangst. Bewaar het ontvangstbewijs goed. U heeft het nodig als u de originele documenten weer mag ophalen. 

    • De gebeurtenis moet rechtsgeldig zijn in het land waar het heeft plaatsgevonden. Dit betekent dat het document is opgesteld volgens de plaatselijke voorschriften en door een bevoegde instantie.
    • Als het brondocument vals of vervalst is, krijgt u het niet terug. Wij doen dan bij de politie aangifte van oplichting of valsheid in geschrifte. Het Openbaar Ministerie neemt het brondocument dan in beslag.

  • Registratie van buitenlandse brondocumenten is gratis. 

  • Hoe lang de registratie duurt, verschilt van geval tot geval. Het kan 4 to 12 weken duren. Als er meer onderzoek nodig is, kan het langer duren.

  • Met de app KopieID maakt u met uw mobiele telefoon of tablet een veilige kopie van uw identiteitsbewijs. Op Rijksoverheid.nl leest u er meer over. 

  • Op MijnOverheid.nl ziet u na de registratie van uw document of het is ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP) en kunt u controleren of we de gegevens juist hebben geregistreerd. 

  • Buitenlandse documenten legaliseren (informatie van de Rijksoverheid)