Checklist participatie

Participatie stappenplan

Als u aan de slag gaat met participatie, is het handig om een aantal vaste stappen te doorlopen. Deze beschrijf u in uw participatieverslag . Als hulpmiddel hebben we een handige checklist voor het organiseren van participatie opgesteld. Wij gebruiken deze lijst ook zelf als we als gemeente initiatieven ontwikkelen. Met de checklist kunt u bepalen hoe u het gesprek met de verschillende partijen wilt aangaan. Het spreekt voor zich dat u voor een klein initiatief met de beantwoording van deze vragen minder ver hoeft te gaan, dan bij een groter en/of complexer plan met meer effect op de omgeving. Het organiseren van participatie is overigens uw verantwoordelijkheid. De gemeente Maastricht zal daar geen rol in spelen, zodat wij onze neutrale positie kunnen bewaken.

Uw plan

Omschrijf in uw plan:

• Wat u wilt bereiken met uw idee.
• Aan welke doelen uw plan bijdraagt en hoe u dat wilt aanpakken.
• Hoe u ervoor zorgt dat iedereen de informatie krijgt die ze nodig hebben.

Beschrijf eventueel of er vergelijkbare plannen zijn. Vermeld ook wat u nog niet weet over de uitvoering. Neem een stappenplan op, geef aan hoelang het project gaat duren en wie bij de besluitvorming wordt betrokken. Maar ook wie straks eigenaar of beheerder wordt. Maak een financieel overzicht en houd in uw plan rekening met tijd en budget voor participatie.

Belangenanalyse > open en actief

Bepaal wie als omwonenden, ondernemers of organisaties direct betrokkenen zijn, welke invloed ze hebben en wie dus betrokken kunnen worden bij uw planvorming. Dat kan voor elk plan anders zijn. Bouwt u een nieuwe garage? Dan kan dat gevolgen hebben voor uw buren. Wilt u een hotel realiseren? Dan is het handig om dit breder met de omgeving te bespreken en bijvoorbeeld andere (belangen)groepen erbij te betrekken. Bij ieder plan is het belangrijk om na te gaan: wie er iets van merkt en wie u nodig heeft om het plan te realiseren? Eventueel kunt u in een vroegtijdig stadium over uw plan publiceren en mensen uitnodigen zich te melden als betrokkene. Publiceren kan bijvoorbeeld via buurtbladen, een lokale krant of (eigen) social media.

Breng vooraf dus in kaart wat uw plan voor anderen kan betekenen als het gaat om hinder, omvang en maatschappelijke aandacht. Bij hinder kunt u denken aan bijvoorbeeld uitzicht, geluid, geur, trillingen, parkeren, toegang, milieu en gezondheid. Benoem ook wat gemeenschappelijke belangen en doelen kunnen zijn en of uw plan aansluit bij bijvoorbeeld gemeentelijk beleid. Leg vast waarover partijen kunnen meedenken of ideeën over kunnen inbrengen. Daarbij hoort ook welke rol ze krijgen in het proces: van mee weten (informeren) naar concreet meedenken, meewerken of zelfs meebeslissen. Sommige direct betrokkenen heeft u nodig om uw plan voor elkaar te krijgen. Ze hebben in meer of mindere mate een beslissende stem. De gemeente kan zo’n belanghebbende zijn.

Dus:

• Wat zijn de gevolgen van uw initiatief voor de omgeving?
• Voor wie gaat uw initiatief iets veranderen/betekenen?
• Welke personen en/of organisaties zijn direct betrokkenen?
• Waarover kunnen zij meedenken of ideeën inbrengen?

Kies een participatiemethode > ga in gesprek

Welke vorm van participatie u kiest, hangt af van de omvang en de impact van het plan. Vervangt u een oprit? Dan kan het voldoende zijn om dit alleen te laten weten aan uw buren. Organiseert u een buurfeest? Dan is het handig om de buurt te laten meebeslissen over waar, wanneer en hoe. Er zijn veel methoden om te participeren: van keukentafelgesprekken, presentaties en ontwerpsessies tot burgerraden of online onderzoeken. Welke methode u ook kiest, houdt er rekening mee dat bijvoorbeeld niet iedereen altijd tijd heeft, digitaal vaardig is of in de gelegenheid is om op locatie te komen. Kies voor laagdrempelige locaties in de buurt en ga eventueel bij bewoners langs. Kies voor verschillende tijdstippen. En kies voor communicatie op papier of online. Laat partijen eventueel de agenda meebepalen; het hebben van keuzes en mee kunnen bepalen creëert namelijk sympathie voor uw plan. Op onze website vindt u een greep uit mogelijke participatiemethoden.

• Hoe ver gaat de inbreng van betrokken partijen (mee weten, meedenken, meewerken of meebeslissen)?
• En hoe ver bent u bereid om inbreng te verwerken?

Nodig uit > stel vragen

Nodig de betrokken partijen zoveel mogelijk persoonlijk uit; dat verbindt. Wees duidelijk over waar u samen over gaat praten, wat vastligt en waar nog speelruimte is. Maak duidelijk aan welke regelgeving en budgetten u gebonden bent, wat u van betrokkenen verwacht en welke informatie u van hen nodig heeft. Geef ook aan wat u met hun inbreng doet. Luistert u alleen maar, maar doet u vervolgens niets met de inbreng dan leidt dit tot teleurstelling bij de andere partijen en mogelijk tot conflict achteraf. Geef tot slot ook aan hoe u partijen op de hoogte houdt. Het is verder belangrijk dat alle betrokkenen zoveel mogelijk dezelfde informatie hebben als u. Zo kunnen ze goed meepraten en -denken en worden ze niet verrast. Maak bijvoorbeeld vooraf heldere samenvattingen van uw plan. Werk met foto’s, tekeningen, schetsen en duidelijk leesbare kaarten (als dat aan de orde is). Heeft u een veelomvattend plan en heeft u te maken met veel verschillende belangen? Overweeg dan om het participatie­proces te laten begeleiden door een ervaren (neutrale) procesbegeleider of bijeenkomsten te laten leiden door een geoefend gespreksleider.

• Hoe benadert u de partijen?
• Heeft u sommige partijen niet bereikt of wilt u sommige partijen niet betrekken?
• Hebben partijen geweigerd om deel te nemen en wat was daar de reden van?
• Hoe verwerkt u de inbreng van deelnemers?
• Hoe laat u alle partijen weten wat u met de inbreng van deelnemers heeft gedaan?

Toets idee > deel en maak afspraken

Deel uw plan via de door u gekozen participatiemethode. Benoem het doel van de bijeenkomst en wat u van deelnemers verwacht. Licht het proces en de inhoud toe en blijf toetsen of mensen nog aangehaakt zijn. Ga uit van vertrouwen. Wees open en transparant en geef voor- en tegenstanders de ruimte. Zoek naar overeenkomsten en knelpunten. Kijk eventueel welke knelpunten u direct kunt oplossen. Wissel ideeën uit, benut kennis en ervaringen en inspireer. Maak vervolgens goede afspraken en leg die vast. Bepaal wat u met de inbreng doet, wie betrokken waren bij uw keuze en hoe en wanneer u het aangepaste en onderbouwde plan deelt met alle partijen. Laat eventueel partijen een waarderingscijfer geven voor de manier waarop zij zijn betrokken en of zij het eens zijn met uw vergunningaanvraag. Voeg dit toe aan uw participatieverslag.

• Bespreek uw initiatief volgens het participatieplan.
• Wat vinden de partijen sámen belangrijk en welke argumenten hebben ze daarvoor?
• Hoe past het initiatief binnen de gezamenlijke belangen?
• Pas uw initiatief aan waar wenselijk en mogelijk.
• Laat partijen eventueel waarderingscijfers geven voor de manier waarop zij zijn betrokken en voeg dit bij uw participatieverslag en dus vergunningsaanvraag.

Werk uit > dien in

Verwerk de ingebrachte ideeën, belangen, argumenten, overeenkomsten en knelpunten eventueel in uw plan en maak een participatieverslag. In het participatieverslag beschrijft u welke stappen u heeft ondernemen op het gebied van participatie: welke methode u heeft gebruikt (offline en online), wie zijn uitgenodigd, wie deelnamen, hoeveel bijeenkomsten er waren, wat is ingebracht, wat u met die inbreng heeft gedaan (aanpassing initiatief) en hoe partijen het proces ervaren hebben. Geef een inschatting of sprake is van een groot draagvlak, beperkt draagvlak of geen draagvlak voor uw initiatief. Op onze website vindt u een voorbeeld van een participatieverslag . Is uw verslag af? Dien het dan met uw plan in bij de Omgevingstafel in fase 2. Organiseert u participatie in verschillende fases? Dan kunt u een conceptverslag indienen. Het definitieve verslag hoort u in ieder geval na fase 2 in te leveren.

• Verwerk ingebrachte belangen.
• Vertel hoe het eindresultaat tot stand is gekomen.
• Stuur uw participatieverslag mee bij de vergunningaanvraag.

Vraag advies > we helpen graag!

Wilt u advies over hoe u participatie kunt opzetten? Vraag het ons gerust of ga naar de pagina participatiemethodes.  Weet wel dat wij de participatie niet van u overnemen. U organiseert het zelf.